毕业生同学们：

大家好！

光阴荏苒。转眼间，在东软学院的三年大学生活即将成为你们人生中最美好的回忆！我们共同见证了学校的发展，档案见证了大家成长的足迹，记录了大家在学校的点点滴滴。在大家即将离校之际，请关注一下毕业生档案是如何转递的，以便我们相互沟通和理解，确保记录大家学业历程的个人档案顺利地寄到接收单位。

一、学生档案的管理和转递

学生档案的管理和转递由学生工作部（下称学工部）档案室负责。

二、档案转递方式

根据国家档案局的有关规定，学生档案不准邮寄或交本人自带，必须通过机要局以机要邮件形式转递到档案接收单位。

三、档案转递去向

毕业生档案去向一般分为三种情况：

1、转递至用人单位：若用人单位有人事管理权限的，如国家机关、国有企事业单位，并同意接收毕业生档案的，学工部则按照报到证上的单位将毕业生档案转递至用人单位。

2、转递至原籍所在地人事局：若毕业生毕业前未就业或用人单位不能接收毕业生档案的，如非国有企事业单位、民营机构等，学工部则按照规定将毕业生档案转递回毕业生原籍所在地人事部门。

3、转递至指定的人才交流中心：若用人单位或毕业生本人有特别说明，并提供相关书面材料，则材料档案转递至指定的人才交流中心或单位。

四、档案转递时间

学工部档案室一般是7月上旬开始进行学生档案转递。

五、档案去向的查询

档案寄出一个月后，同学们可向档案接收部门及时查询。同专业同姓名的同学，还请注意查验档案材料，如发现有任何问题请及时与档案室联系。如档案未收到需要查询邮寄去向的，一定要在一年内查询，错过时间将爱莫能助。

六、报到证及其核对

毕业生报到证每人一份，由四川省教育厅按照学院的就业方案统一印制派发，招就部于6月中下旬将报到证发放至各系，毕业生离校时在辅导员处领取。报到证对毕业生毕业后的工作报到，档案、户籍转迁等问题具有重要作用，请毕业生在毕业离校前务必确认领取到的报到证，并确定报到证上的每一项信息完整、准确。特别是同一专业、相同姓名的同学，一定要认真核实自己的报到证信息。

1、各位同学的报到证是招就部按同学们与用人单位签订的就业协议书为依据填写的（协议书上“档案转寄地址”一栏空白或不符合将档案转递至用人单位或指定人才交流中心的，一律将其档案转至生源所在地人事部门）。它分为正本和副本，正本离校前发给毕业生本人，副本装入毕业生档案。

2、请同学们特别注意报到单位和档案转寄详细地址之间的关系。学工部档案室按学校招就部发的《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》简称（报到证）上的单位或人事局进行每位毕业生的档案转递。

3、请同学们拿到报到证时检查单位是否有误，特别是姓名、专业名称、报到单位名称，毕业离校前若发现有误就请及时找招就部更改！否则档案寄出自行负责。

4、如果个别学生因工作原因需要将档案转至单位或单位所在地人事部门的，请于6月5日前到将相关材料交至招就部。

5、请同学们诚信就业，遵守协议规定。若因个人单方面违约、毁约等不诚信行为造成损失或引起法律、民事纠纷等问题，一切后果自行承担。

6、毕业离校后若需要办理报到证改派、补办等手续的请致电学院招就部。若毕业生因工作原因不便回校办理的，可以委托家长、同学、辅导员等代办，但必需出具相关委托证明。

七、特别说明

学工部档案室按学校招就部发的《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》简称（报到证）上的单位或人事局进行每位毕业生的档案转递。如果是由于同学们填写不清楚或错误等原因而使档案滞留、错寄的，责任由学生自己承担，超过学校规定的保管期限将依据有关规定收取一定的档案保管费。

同学们如有档案上的问题可与我们联系，联系电话：（028）82878081

同学们如有报到证的问题请与招就部联系，联系电话：（028）82878065

衷心祝愿所有毕业生都有更加美好的前程！愿大家展开翅膀，在理想的天空里，飞得更高，更有力量！

今天你以母校为荣！明天母校以你为荣！

学工部 招就部

2011年4月8日